Destinations International (DI), pemimpin global dalam mendukung organisasi destinasi, dan Smart Meetings, platform media utama bagi para profesional acara, dengan bangga mempersembahkan white paper gabungan mereka, Praktik Terbaik untuk Mengelola Risiko Acara, selama Convention Sales & Services Summit 2025. KTT tersebut akan diselenggarakan pada tanggal 9–10 April 2025, di Hilton Alexandria Mark Center di Alexandria, Virginia.

“Perencanaan keselamatan bukan lagi pilihan – ini adalah bagian penting dalam penyelenggaraan acara yang bertanggung jawab dan tangguh,” kata Don Welsh, presiden & CEO Destinations International. “Laporan ini mencerminkan komitmen industri kami untuk menciptakan pengalaman yang tidak hanya menarik tetapi juga didasarkan pada strategi risiko proaktif.”

Dokumen ini, yang disusun berdasarkan tanggapan dari lebih dari 60 profesional acara yang disurvei di IMEX America pada bulan Oktober 2024, memberikan wawasan mendalam tentang cara para pemimpin acara mengatasi berbagai risiko, termasuk ancaman keamanan fisik, kerentanan keamanan siber, bencana alam, masalah keamanan pangan, dan ketidakstabilan politik. Dokumen ini menyoroti tantangan yang dihadapi oleh industri dan menawarkan strategi yang dapat ditindaklanjuti serta contoh nyata untuk mengatasi kendala tersebut.

Temuan penting dari laporan tersebut meliputi:

• Hanya 36% perencana acara yang memiliki tim manajemen risiko khusus.
• 52% perencana mengembangkan rencana manajemen krisis untuk setiap acara.
• 58% perencana memasukkan biaya kontinjensi ke dalam anggaran acara mereka, dengan sebagian besar anggaran berkisar antara 1–10%.

Dokumen ini memuat studi kasus dari para profesional yang telah berhasil menangani berbagai krisis, mulai dari badai dan kebakaran hutan hingga kebocoran pipa air, cedera tamu, dan protes politik. Contoh-contoh ini menjadi pelajaran berharga bagi para perencana lain yang ingin memperkuat respons krisis mereka dan membangun operasi acara yang lebih adaptif.

Rekomendasi utama dari laporan ini meliputi:

• Menanamkan penilaian risiko ke dalam RFP dan proses pemilihan lokasi sejak awal.
• Melibatkan pemangku kepentingan lokal seperti CVB, tim keselamatan publik, dan staf tempat di awal tahap perencanaan.
• Secara teratur melatih rencana manajemen krisis dan melakukan pembekalan pasca-kejadian untuk meningkatkan respons.
• Menawarkan pelatihan bagi staf dalam peralatan teknologi canggih dan keterampilan penting yang berpusat pada manusia seperti kesadaran perilaku dan de-eskalasi.

Perencana rapat juga didorong untuk mempromosikan strategi manajemen risiko dalam organisasi mereka dengan memanfaatkan data, kisah sukses, dan pesan yang diberikan oleh organisasi tujuan untuk membantu membangun dukungan internal bagi praktik mitigasi risiko yang lebih kuat.

“Dalam lanskap acara yang dinamis saat ini, memahami dan mengurangi risiko menjadi lebih penting dari sebelumnya,” kata JT Long, Wakil Presiden dan Direktur Konten, Smart Meetings. “Kolaborasi kami dengan Destinations International bertujuan untuk menyediakan pengetahuan dan alat yang dibutuhkan para profesional acara untuk menghadapi tantangan ini secara efektif.”